Digitale Prozesse & Automatisierung

Weniger Routine. Mehr Zeit für Ihre Kunden.

Anfragen im Postfach, Termine per Telefon, Kundendaten in verschiedenen Listen: Das lässt sich vereinfachen. Ich richte Lösungen ein, die zu Ihrem Alltag passen – und erkläre sie so, dass Sie sie selbst nutzen können.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Wie eine Anfrage heute oft läuft – und wie es einfacher geht.

Heute Viele Wege, viel Handarbeit

  • Anfragen kommen per E-Mail, Telefon und Kontaktformular – an verschiedenen Stellen.
  • Termine werden in mehreren Nachrichten hin und her abgestimmt.
  • Kundendaten stehen in Excel-Listen, im Postfach oder auf Notizzetteln.
  • Ob ein Interessent nachgefasst wurde, weiß niemand sicher.

Danach Ein klarer Ablauf

  • Jede Anfrage landet automatisch an einem zentralen Ort.
  • Interessenten buchen selbst einen freien Termin in Ihrem Kalender.
  • Kontaktdaten und Gesprächsverlauf sind übersichtlich im CRM gespeichert.
  • Sie sehen auf einen Blick, wer auf eine Antwort wartet.
Werkzeuge, verständlich erklärt

Was steckt hinter den Begriffen?

Sie müssen keines dieser Programme kennen. Hier eine kurze Übersicht, was sie leisten und wann sie sinnvoll sind.

CRM & Lead-Management

Was ist das?
Ein CRM ist eine zentrale Kundendatenbank. Dort sehen Sie, wer angefragt hat, worum es ging und wie der aktuelle Stand ist.
Ihr Nutzen
Keine Anfrage geht mehr verloren, und Sie wissen jederzeit, bei wem Sie nachfassen sollten.

HubSpot

Was ist das?
Ein verbreitetes CRM-System, das sich in vielen Fällen auch kostenfrei nutzen lässt und mit Website-Formularen verbunden werden kann.
Ihr Nutzen
Kontakte, Anfragen und E-Mails übersichtlich an einem Ort – ohne aufwendige Einführung.

Calendly

Was ist das?
Ein Online-Terminplaner. Sie legen fest, wann Sie Zeit haben – Interessenten buchen selbst einen passenden Termin.
Ihr Nutzen
Kein Hin-und-her-Schreiben mehr. Bestätigung und Erinnerung kommen automatisch.

n8n

Was ist das?
Ein Werkzeug, das verschiedene Programme miteinander verbindet und Abläufe automatisch ausführt. Es kann auf einem eigenen Server betrieben werden.
Ihr Nutzen
Wiederkehrende Handgriffe wie das Übertragen von Daten zwischen Programmen erledigen sich von selbst.
Konzeptbeispiel

Ein Anfrageprozess, der sich selbst organisiert.

So könnte ein automatisierter Ablauf aussehen. Welche Schritte für Sie sinnvoll sind, entscheiden wir gemeinsam.

  1. Anfrage über die Website
  2. Automatische Eingangsbestätigung
  3. Kontakt wird im CRM angelegt
  4. Interessent bucht einen Termin
  5. Sie werden benachrichtigt
Ablauf

So gehen wir vor.

  1. Ablauf verstehen

    Wir gehen gemeinsam durch, wie eine Anfrage heute bei Ihnen bearbeitet wird.

  2. Lösung planen

    Welche Schritte sich vereinfachen lassen – und welche bewusst nicht.

  3. Einrichtung

    Werkzeuge einrichten, verbinden und mit echten Fällen testen.

  4. Einweisung

    Verständliche Übergabe, damit Sie und Ihr Team sicher damit arbeiten.

Häufige Fragen

Gut zu wissen.

Ich bin kein Technik-Profi. Ist das trotzdem etwas für mich?

Gerade dann. Sie müssen die Technik nicht verstehen, um davon zu profitieren. Ich richte alles ein und erkläre Ihnen in einer Einweisung, was Sie im Alltag tun müssen – meist ist das weniger als vorher.

Was kosten die Programme selbst?

Viele Werkzeuge bieten kostenfreie Einstiegsversionen, die für kleinere Unternehmen oft ausreichen. Falls kostenpflichtige Tarife sinnvoll sind, bespreche ich das vorab transparent mit Ihnen.

Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert?

Ich teste jeden Ablauf mit echten Fällen, bevor er in Betrieb geht. Danach bleibe ich ansprechbar und kümmere mich um Anpassungen, falls sich etwas ändert.

Und der Datenschutz?

Bevor personenbezogene Daten an einen Dienst übertragen werden, klären wir, ob das notwendig ist und welche Verträge (z. B. Auftragsverarbeitung) erforderlich sind. Die rechtliche Bewertung sollten Sie im Zweifel durch eine fachkundige Stelle prüfen lassen.

Nächster Schritt

Welcher Ablauf kostet Sie gerade am meisten Zeit?

Beschreiben Sie mir kurz, wo es hakt. Im Gespräch schauen wir, ob und wie sich das sinnvoll vereinfachen lässt.